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公司法律事务部管理工作指引
时间:2012-03-11 22-22-40 来源:滨海新区律师咨询 发布人:赵治国律师 点击:268 次
概要:由于公司飞速发展,公司必须加强内控系统的建设和风险防范机制的健全完善,作为风险内控的规范,法律事务管理部门(以下简称法务管理)的建立就势在必行。 鉴于公司从未

    概要:由于公司飞速发展,公司必须加强内控系统的建设和风险防范机制的健全完善,作为风险内控的规范,法律事务管理部门(以下简称法务管理)的建立就势在必行。
    鉴于公司从未建立和操作法务管理,为此出台法律事务管理工作指引,以求达到纲举目张、规范操作的目标。
一、法务工作宗旨为公司提供全方位的法律服务,完善现代企业制度,预防化解经营风险。坚决贯彻预防为主的思路,坚持风险防范的策略,维护公司合法权益不受侵犯!为此要建立公司内部法务工作制度化、机构人员的专业化,坚持提供法律工作的“服务”性质与精神。
同时要注意不能“本位主义”,严禁法务人员擅自利用自己手中职权,擅自干涉公司业务与职能部门的正常经营管理工作。
二、法务管理组织1
法务部门职能:
1.1
协助企业领导人正确执行国家法律、法规,对企业重大经营决策提出法律意见;
1.2
参与起草、审核企业重要的规章制度;
1.3
审核企业合同,参加重大合同的起草、谈判工作;
1.4
参与企业的合并、分立、投资、租赁、资产转让及投标、招标等重要经济活动,提出法律意见,处理有关法律事务;
1.5
办理企业工商登记、知识产权以及商业秘密保护等有关法律事务;
1.6
接受企业法定代表人委托,代理企业参加诉讼和非诉讼活动;
1.7
开展与企业经营有关的法律咨询
1.8
配合企业有关部门对职工进行法制宣传教育;
1.9
负责企业外聘律师的选择、联络及相关工作;
1.10
办理企业领导人交办的其他法律事务。
2
法律顾问(主管)要求
2.1
职责
2.1.1
制度流程建设:
根据公司业务特点与国家相关法律法规,完善公司法务工作的制度与流程,如合同审批制度与审批流程,并根据需要建立风险防范制度,督促相关部门建立完善制度与流程,降低公司经营风险;#p#分页标题#e#
2.1.2
法律咨询与规章制度审查
根据公司决策及经营管理的需要,随时解答公司内部的法律咨询,提供相关法律服务,保证公司经营行为符合法律规定,并依据法律、法规、公司管理制度及规划,协助相关部门起草公司规章制度,并审查规章制度的合法性、规范性,保证公司规章制度的合法性;
2.1.3
法律事务处理
依据国家法律、法规,代表公司进行经济纠纷、劳动争议、行政纠纷、知识产权纠纷等方面的协商、调解、仲裁、诉讼工作,撰写有关法律文书,组织调查取证,最大限度地维护公司的合法权益;组织协调企业合同管理、商务谈判、知识产权、工商管理、招标投标、改制重组、诉讼、仲裁等方面的法律事务,保证公司经营活动的合法性;
2.1.4
合同管理
依据法律、法规及公司管理制度,搜集有关合同的法律法规,整理有关合同资料,拟订合同管理制度,协助制订合同评审流程、起草重要合同文本;参与检查、监督合同履行情况并处理有关法律问题,对合同台帐、档案管理进行指导,保证合同管理的规范性及公司合同的合法有效性;
2.1.5
外聘律师管理
依据公司业务需要,建议外聘律师名单,并进行相关论证审核;配合外聘律师的工作,并对其工作质量和进度进行监督,保证外聘律师高效率地为公司服务,保证公司经营行为的合法性。
2.2
任职资格要求
2.2.1
教育背景:法律本科以上学历,有理工科背景者优先。
2.2.2
工作经验:五年以上法律工作经验,两年以上诉讼、仲裁实践经验,至少一年制造企业合同管理经验,有法律执业资格证书。
2.2.3
知识/技能:能够独立拟订、审核企业经济合同,独立处理企业的各种法律纠纷,具有丰富的公司法律事务经验,具备良好的法律谈判技巧及社会关系,具有很强的法律逻辑思维能力,极强的分析、处理、应变及解决法律问题的工作能力,通晓所属行业的法律事务及法规,具有良好的写作和阅读能力,熟练使用OFFICE等办公软件。
2.3
素质要求:
2.3.1
思维能力:在面对非常棘手的问题时,能够恰当地运用已有的法规,分析问题产生的原因,找出最有效的解决办法;
2.3.2
影响力:在准确把握说服对象心理特点的基础上,通过向他人讲述理由、证据、事实、数据等直接说服别人;
2.3.3
信息收集:能够组织协调有关资源,把控信息搜集的效率、效果、准确性。#p#分页标题#e#
3
法务专员(助理)要求
3.1
职责
3.1.1
制定并审核公司的法律文件包括各类合同、协议;
3.1.2
参与公司经营决策,依法提出法律意见;
3.1.3
负责对公司各部门、各分公司其他参与司法活动的人员提供法律咨询和指导;
3.1.4
负责对公司业务进行法律监督,保证公司行为的合理合法性;
3.1.5
协助公司相关人员和有关部门就业务相关法律问题进行协商。
3.2
任职资格要求
3.2.1
教育背景:法律专业本科以上学历。
3.2.2
工作经验:1~3年以上相关工作经验。
3.2.3
技能技巧:具有很强的法律逻辑思维能力,非常强的分析、处理、应变及解决法律问题的工作能力;掌握与公司业务相关的国家法律法规;具有相关职业资格证书;熟练使用办公软件。
3.3
素质要求
3.3.1
工作细致、认真、严谨,具有团队精神;
3.3.2
较强的独立分析和综合判断能力;
3.3.3
较强的组织协调能力和创新能力。
三、法务管理部门的职权与规范1
执业工作中的主要职权:
1.1
在执业活动中享有依法调查取证、查阅案件材料等执业权利。有权向公司有关部门收集、查阅与案件有关的材料。认为确有必要可以保存原件和复制材料;
1.2
进行商业调查工作中,有权传唤有关部门员工进行质询和制作调查笔录,受调查者或部门应当支持配合工作,不能无故拒绝接受调查。调查结束后应当在笔录上签字确认;
1.3
对于公司作为诉讼当事人在进行诉讼活动或仲裁活动中,有权要求了解案情或直接经办工作的公司员工担任证人,并出庭作证;
1.4
在参加重大项目合同的起草与谈判工作中,有权了解事实真相,以避免因重大误解而导致合同制定履行中出现差错;#p#分页标题#e#
1.5
在公司规章制度建设上,有权对其中明显与法律法规、国家政策相抵触的不合法规定提出修改、更正意见,并提出相应的解决方案;
1.6
公司领导授予的其他职权,如在重大经营决策会议上列席参加,并进行法律方面工作等。
2
执业纪律与行为规范
2.1
应当在所审核的合同、拟写的法律文书和出具的法律意见书上签字,对上述业务以及办理的其他法律事务的合法性负责。
2.2
应当严格保守国家和企业商业秘密。
2.3
应当忠于职守,模范遵守法律、法规,维护国家和社会公共利益,不进行有悖于职业道德、有损于企业利益的活动。
2.4
应当自觉接受继续教育,不断更新知识,了解国内外与企业有关的法律信息,熟悉在企业经营管理中涉及法律的各项有关业务,保持较高的专业水平,为企业提供优质法律服务。
2.5
应当接受有关司法、行政机关的业务指导和监督。未经公司领导同意不得从事有偿法律服务,不得以法律顾问或公司律师身份办理与公司经营管理无关的诉讼与非诉讼案件。
3
其他依据《企业法律顾问管理办法》《企业法律顾问执业资格制度暂行规定》《司法部关于开展公司律师试点工作的意见》以及其他法律法规的规定执行。

四、法务工作职能流程说明根据国家有关规定,公司内部法律事务工作主要有以下几个方面:
1.
协助企业领导人正确执行国家法律、法规,对企业重大经营决策提出法律意见; 主要是在公司预备进行的重大经营决策,比如投资项目的开展、可行性分析论证等活动中,依据有关国家法律法规以及相关政策进行法律上的风险分析,或者列席参加有关会议答复有关法律上的问题,提出建议与意见。并可以法律意见书的书面形式向公司领导汇报有关法律上的参考意见。
2.
参与起草、审核企业重要的规章制度;这是对于公司管理上的重要工作,规章制度实际上是企业内部立法,对于公司正常经营管理工作具有非常重要的作用,对此主要是进行两个方面工作:
2.1
起草
根据公司未来发展的需要,针对已经发生或将要发生的内部管理上的问题,而原有的规章制度不能涵盖或解决的,在公司领导的批准或指令下,负责起草新规章制度的文本。可以通过(1)修订原有规章制度的内容;(2)补充原有规章制度中缺乏的内容;(3)重新编写新的规章制度等方式进行。#p#分页标题#e#
2.2
审核
根据公司目前发展的需要,定期或者在公司领导的批准或指令下,对原有的规章制度进行合法性审查,并予以清理与编辑,对于原来规章制度中与法律法规、政府规定和政策相抵触的进行删减或修改,使之符合法律规范的要求;对于法律规范没有明确禁止的,但是实践下来容易引起劳资矛盾或客户抵制的,在保护公司合法权益前提下进行相应修改与完善。
3.
审核企业合同,参加重大合同的起草、谈判工作;这是最主要的工作之一,公司各项经营活动实际上就是一个个的合同行为,涉及到公司的经营管理中的经济利益或效益的体现,也是维护公司合法权益不受侵犯的重要工作。作为公司内部法务工作的一大重点,需要做到以下两个方面:
3.1
审核公司各业务部门与职能部门的对外合同。主要是对合同的订立、履行和争议解决等合同行为进行合法性审查。具体来说是:
(1)制定、落实、监督执行合同管理制度;
(2)培养和训练合同管理相关人员的法律知识;
(3)制定、审议和修订公司各项合同文本,并拟订对外的合同示范文本,指导业务人员正确签订合同;
(4)审核业务部门或职能部门需要解决法律问题而提交的合同。
3.2
参加重大合同的起草与谈判工作
对于公司经营发展具有重大意义的,或者是标的金额比较高(一般在100万以上)的项目合同,根据业务部门的要求及公司领导的指令,可以参加其项目的谈判并负责起草合同文本(但是涉及技术秘密保密限制或难以掌握的技术内容条款除外)。
同时,对于项目对方已经委派其法务人员、法律顾问或律师参加的,根据对等原则也应该被安排进入项目小组进行法律事务方面的谈判工作,及时维护公司权益,以期配合重大项目的顺利进行。
4.
参与企业的合并、分立、投资、租赁、资产转让及投标、招标等重要经济活动,提出法律意见,处理有关法律事务;由于公司正在处于高速发展时期,因此在企业的合并、分立、投资、租赁、资产转让及投标、招标等一系列涉及公司重要的经济活动工作都将可能发生与进行。其中涉及到很多法律法规以及政策性规定,因此法务工作也要从中着手,未雨绸缪。具体来说,主要是:
4.1
根据公司预备进行上述活动的需要,查阅有关法律、行政法规、地方性法规、部门规章、地方政府规章以及有关的司法解释和政策性规范文件,如果涉及与外地发生以上经济活动的,还要了解当地的法规、规章与政策。
4.2
根据法律文件的检索、审核、分析后,从中穷尽可能会出现的法律上的风险与不利因素,找到解决方法。或者找到有利的法律依据,便于公司在进行该活动中保护合法权益。
4.3
对于需要与政府相关行政机关或有关机构办理登记或其他法律手续的,可根据公司领导的指令进行处理相干事务。
5.
办理企业工商登记、知识产权以及商业秘密保护等有关法律事务; 5.1
办理企业工商登记主要是指:#p#分页标题#e#
(1)公司新设立分支机构或投资子公司的登记工作(涉及外地注册公司的,给予必要指导)
(2)公司变更登记
(3)公司注销登记
以上工作主要是对登记中各项法律文件的撰写和合法性审查。
5.2.
知识产权保护的法律事务是指:
(1)公司商标权的登记注册、以及对其他企业公司冒用或使用近似公司商标等不正当竞争行为的调查、制止和追究侵权者的法律责任工作;
(2)公司所开发的专利以及其他相应知识产权的保护,以及对侵犯公司专利权、著作权及其他知识产权行为的调查、制止和追究侵权者法律责任的工作;
(3)制定和完善公司有关知识产权保护的规章制度,并负责维护与执行。
5.3
公司商业秘密保护制度的建立、完善与监管执行,具体包括:
(1)公司内部员工的保密制度建立以及对内外勾结侵犯公司商业秘密行为的调查、制止与追究侵权者法律责任工作;
(2)公司竞争对手以盗窃、利诱、胁迫或者其他不正当手段获取本公司商业秘密行为的调查、制止和追究侵权者法律责任工作;
(3)公司合作伙伴或交易客户等违反合同约定或者违反公司与其有关保守商业秘密的要求,披露、使用或者允许他人使用其所掌握的商业秘密行为的调查、制止和追究侵权者法律责任工作。
6.
接受企业法定代表人委托,代理企业参加诉讼和非诉讼活动;6.1
作为公司委托代理人进行有关诉讼和仲裁活动
主要是对以下案件,可以不外聘律师代理,而由公司法务(企业法律顾问)自行代理诉讼
(1)案情简单、证据充分和争议金额不大的合同纠纷与侵权案件;
(2)涉及公司秘密的保密需要,不适宜请外界律师办理的案件;
(3)发生争议的案件,其争议点在于公司内部规章制度,由内部法律顾问更加熟悉了解和办理的案件(如劳动争议案件等);
(4)公司领导认为自行代理办案更加适合的其他案件。
6.2
作为公司的内部法律顾问会同其他业务部门与客户因合同履行争议而进行非诉讼调解或协商和解的工作。
7.
开展与企业经营有关的法律咨询主要是应业务、职能部门的要求,在公司规章制度中没有现成规定依据情况下。内部法律顾问根据请求部门的需要与问题,按照有关法律法规和国家政策、司法解释进行咨询答复。比如:人事部门有关劳动法律关系的问题咨询等。
8.
配合企业有关部门对职工进行法制宣传教育;主要是根据有关业务与职能部门的要求,制定有关法律知识的培训计划。并担任讲师向职工进行法律知识的讲座与法制宣传教育。重点是关于:
l
基本法律知识即法律常识(就是“普法”的工作要求)
l
有关职务犯罪的刑事法律知识(起到警示与预防教育作用)#p#分页标题#e#
l
合同法律知识(包括合同订立、履行、违约责任等知识)
l
知识产权法律知识(包括商标权、专利权等知识)
9.
负责企业外聘律师的选择、联络及相关工作;由于公司对外法律事务很多,尤其是一些重大的诉讼活动和投资等项目工作需要外聘专业律师进行更加能满足需要。同时,在办理一些案情不复杂的纠纷案子,可以采用律师函的作用进行非诉讼方式解决更能降低费用和人力成本。所以公司应该考虑选择社会律师作为公司外部顾问律师,同时内部法律顾问与外部顾问律师之间更能良好沟通与配合。
而且,公司内部法律顾问也能在事先防范上进行风险控制,和在外聘律师委托办案和项目上对外聘律师进行监督检查,以确保公司权益最大化。
10.
办理企业领导人交办的其他法律事务。 主要是指公司领导认为可以由法务人员处理的其他法律事务,包括但不限于如:为公司职工提供法律援助服务,以公民代理人的身份进行诉讼与非诉讼调解、协商解决民事纠纷等。但是法务人员不承担单个职工对公司提起的法律纠纷的代理工作。
另外,法务人员可以应公司要求和工会委托,协助工会在公司内部部门之间或职工之间的因工作或生活上产生的民事纠纷主持进行调解工作等,及时解决内部矛盾、更好地促进工作顺利。

五、法务管理的专业领域要求1.
公司、证券法方面
掌握《公司法》、《证券法》方面的法律知识,同时熟悉行政法规、部门规章、地方性法规,了解公司企业法方面的立法趋势与沿革和判例分析,从而对公司对外合并、分立、投资、租赁、资产转让等方面提供法律意见以及重大合同的条款审查与建议。
2.
知识产权法方面
掌握《专利法》、《商标法》、《著作权法》等方面的法律知识,同时熟悉公司内部知识产权创新机制下有关权利保护和相关申请手续、文件格式要求和保护时限,了解国家有关知识产权立法的动向与判例分析。
3.
反不正当竞争法方面
掌握《反不正当竞争法》等方面的法律知识,同时熟悉有关行政法规和工商行政管理部门规章、地方性法规,了解仿冒商标侵权、不合理倾销、操纵价格、非法垄断经营和其他非法排挤竞争对手等不正当竞争行为的调查维权程序和有关立法趋向和判例分析。
4.
合同、担保、物权法方面
掌握《合同法》、《担保法》方面法律知识,同时熟悉相关司法解释和行政法规、地方性法规对此的要求等,对于合同订立、履行以及担保5种方式(还应包括反担保等方式)的熟练运用,并且能够结合实际形成适合公司的合同范本与管理制度,了解并能够有关经济行为运行中的立法动向和判例分析。
5.
国际经济法方面#p#分页标题#e#
掌握《联合国销售合同公约》、《国际贸易术语2000》等相关国际经济贸易法律和惯例,熟悉我国对外贸易法及反倾销、反补贴、保障措施的法律法规要求,了解国际贸易与投资方面的法律差异和文本格式要求,能够阅读与分析合同文本,并且协助起草相关合同文本
6.
诉讼仲裁法方面
掌握民事诉讼和商事仲裁的法律法规对证据的要求和仲裁条款,熟悉诉讼与仲裁的程序要求,并且能够充分利用证据抗辩和搜集判断。了解相关诉讼仲裁的案例分析,并且能够撰写相关法律文本,能够与外聘律师密切配合。
7.
劳动法方面
掌握劳动法与劳动合同法等基准法的知识、并且掌握劳动仲裁与诉讼的程序与举证要求,熟悉工资、社保、工伤、工作时间、劳动保护等相关知识、同时能够对境外劳工法律熟悉,了解劳动法律规范的立法动向与判例分析。
8.
行政法方面
掌握行政许可、行政处罚、行政复议、行政诉讼等相关法律法规要求,熟悉行政救济的程序与处理方式,了解国家有关行政法律方面的立法动向与判例分析。
9.
物权法方面
掌握物权法与相关自然资源法、环境保护等法律规定要求,熟悉资源与环境保护法律规范要求,了解国家有关对房地产、土地法、矿业资源法和环境法等相关立法动向与案例分析。

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